В любом современном офисе используется много канцелярии — начиная от бумаги и пишущих принадлежностей, заканчивая большим количеством мелочей типа скрепок и биндеров. На ее закупку регулярно выделяются солидные суммы, ведь правильно подобранные канцтовары действительно повышают скорость и качество работы сотрудников. Как выбрать и где лучше купить канцелярию, чтобы оптимизировать затраты?
ТОП–5 основных видов канцелярской продукции
- Бумажная продукция. Бумага для принтера, факса и ксерокса. Блокноты и тетради. Ежедневники и планеры. Бумага для заметок — отрывная и с клеевым краем. Почтовые конверты.
- Пишущие принадлежности. Ручки, маркеры, карандаши – обычные и механические, фломастеры, текстовыделители.
- Принадлежности для оформления и обработки документации. Дыроколы, степлеры и наборы скоб к ним, антистеплеры, корректоры и ластики, скрепки, кнопки и биндеры, ножницы и клеящие карандаши.
- Приспособления для систематизации и хранения документов. Разных размеров папки — скоросшиватели, регистраторы, пластиковые конверты. Лотки и подставки для документов.
- Принадлежности для оснащения рабочих мест. Органайзеры и подставки разных форм и размеров для хранения канцелярии, боксы для бумаги, подставки для визиток и т.п.
В зависимости от сферы бизнеса этот список может быть расширен специализированными канцтоварами.
На что ориентироваться при закупках
Все офисные принадлежности делятся на предназначенные для долго– и кратковременного использования. Нормы их расхода не регламентированы.
- Рекомендуется после первой закупки два–три месяца вести учет их расхода и по окончании периода проанализировать его.
- В офисе с небольшим штатным персоналом быстро расходуемая канцелярия закупается на каждого, а вся остальная — для общего пользования.
- В офисе с большим количеством подразделений закупка и учет ведутся по каждому из них.
- Следует установить периодичность заказов и сроки подачи заявок на закупку и строго придерживаться их. Полезно также иметь некоторый запас самой востребованной канцелярии.
Как сэкономить на закупке канцтоваров
Не стоит приобретать дешевую канцелярию. Она отличается укороченным сроком службы и часто приводит к поломке дорогостоящей офисной техники.
Закупать все необходимое нужно не по отдельности, а оптом — в интернет–магазине, предлагающем выгодные цены на широкий ассортимент товаров и оптимальные условия сотрудничества. Чтобы снизить затраты, необходимо также стимулировать персонал к разумному использованию пишущей и особенно бумажной продукции.
